Produtividade: conheça algumas causas de distração durante horário de trabalho

Aderir à flexibilidade e reduzir quantidade de ferramentas tecnológicas de comunicação ajudam a não desperdiçar tempo

Com as facilidades tecnológicas, cada vez mais empresas aceitam que parte de suas equipes trabalhe de forma remota. No Brasil, após a reforma trabalhista, essa prática foi regulamentada. Algumas companhias mantém colaboradores atuando integralmente em modo "home office", enquanto há empresas que não adotam essa alternativa de forma contínua, porém permitem que uma parte de seus profissionais trabalhe em casa em algum período do mês, por exemplo.

Apesar disso, ainda é forte a crença de que o trabalho remoto significa perda de produtividade, uma vez que, longe da empresa, se tornaria mais fácil se dividir entre assuntos profissionais e questões pessoais ao longo do dia. No entanto, avanços tecnológicos dos últimos cinco anos provocaram grandes mudanças na comunicação e no comportamento colaborativo no próprio local de trabalho. Pesquisa recém divulgada pela GoTo by LogMeIn mostra que a abundância de ferramentas e aplicativos destinados a melhorar a produtividade e impulsionar a colaboração, na verdade, acentuaram distrações durante as horas de trabalho, mesmo para quem atua internamente nas empresas.

A família de produtos da  LogMeIn voltados à comunicação unificada e colaboração – a exemplo de software que possibilita reuniões online e compartilhamento da área de trabalho –  examinou os comportamentos diários do local de trabalho, as distrações e as ferramentas utilizadas por dois mil funcionários de escritório nos EUA e em todo o mundo. Entre os resultados, ficou claro que o excesso de ferramentas tecnológicas causa perda de produtividade. A pesquisa evidenciou, ainda, distrações constantes por parte dos colaboradores por lidar com tarefas profissionais e pessoais simultaneamente. 

Isso significa que é muito comum, por exemplo, uma pessoa no escritório estar, simultaneamente, trabalhando em um documento em seu computador, mas com uma receita de jantar aberta em uma guia do navegador, respondendo a um texto sobre buscar seus filhos na creche e agendando uma nova reunião em seu aplicativo de calendário. Eles podem, inclusive, fazer tudo isso enquanto estão ao telefone ou em uma videoconferência com um colega em outra cidade.

O que fazer para evitar que as distrações prejudiquem o desempenho?

Segundo a LogMeIn, não há uma ação única capaz de alterar a cultura da empresa e evitar que os funcionários façam diversas coisas ao mesmo tempo, mas é possível seguir passos simples que ajudam os colaboradores a manter o foco e a produtividade. Conheça duas sugestões:

1. Abraçar as políticas de trabalho flexíveis

A capacitação de funcionários com a habilidade e a tecnologia para trabalhar remotamente ou com horários flexíveis pode melhorar drasticamente o modo como eles estão equilibrando suas atividades pessoais no trabalho. Em outras pesquisa recente,  93% dos entrevistados disseram se sentir produtivos ao trabalhar remotamente.

2. Consolidar suas ferramentas de colaboração

 Os gestores têm, atualmente, boa oportunidade de melhorar a produtividade dos funcionários, coordenando  uma iniciativa de consolidação de suas tecnologias de colaboração em comunicação. Isso não só pode levar a uma enorme redução de custos, mas também descomplica, significativamente, os procedimentos para os funcionários. Com uma plataforma única e abrangente que potencializa toda a comunicação e colaboração, não há mais alternância entre os aplicativos de mensagens, por exemplo. Outra mudança é que  deixa de ser necessário debater qual ferramenta de reunião usar para alcançar um cliente ou pesquisar o número de discagem correto de uma teleconferência anterior. 

Conheça alguns resultados da pesquisa

• 94% dos entrevistados admitem olhar para o celular por motivos pessoais durante o horário de trabalho;
• 70% acessam as redes sociais e 45% relatam navegação em sites de roupas/compras (21% relatam até o uso de sites de namoro);
• O funcionário médio se envolve em mais de 20 instâncias diferentes de conversa sem relação com trabalho no escritório toda semana;
• Conversas em voz alta (51%), telefones de escritório (49%) e ruído de construção (31%) foram relatados como as principais distrações no ambiente corporativo
• 56% dos entrevistados dizem que usam pelo menos três ferramentas diferentes para colaborar com colegas de trabalho em um dia de trabalho típico;
• 59% concordam que tempo é desperdiçado alternando entre diferentes aplicativos de colaboração durante o trabalho;
• 54% têm pelo menos cinco ferramentas e programas no local de trabalho rodando ao mesmo tempo